Der Alltag ohne Team-Kalender
Morgens kommt eine dringende E-Mail für Kollege Müller – der ist aber im Urlaub. Das wusste niemand, weil keine gemeinsame Übersicht existiert. Oder: Ein Meeting wird geplant, ohne zu wissen, dass drei der vier Teilnehmer diese Woche nicht da sind. Solche Situationen kosten Zeit und Ärger.
So sieht der Team-Kalender in SL-UP aus
Vorteile für jede Rolle
Für Mitarbeiter
Sehen auf einen Blick, wer der Kollegen heute erreichbar ist. Können Urlaub besser planen, wenn sie wissen, wer gleichzeitig abwesend ist.
Für Manager
Vollständige Übersicht der Abteilung. Sehen sofort, ob genügend Personal für eine Periode verfügbar ist, bevor sie einen Antrag genehmigen.
Für HR/Admin
Alle Mitarbeiter aller Abteilungen im Überblick. Direkte Navigation zu einzelnen Einträgen möglich.
Für Planung
Meetings und Deadlines können um Abwesenheiten herum geplant werden. Keine Doppelbelegungen mehr.
Datenschutz: Wer sieht im Team-Kalender was?
Die Sichtbarkeit des Team-Kalenders ist konfigurierbar:
- Team-Ansicht aktiviert: Alle Mitarbeiter sehen die Kalender der Kollegen (nur Abwesenheitstyp, keine Details)
- Team-Ansicht deaktiviert: Nur Manager und Admins sehen den Team-Kalender
- Der Administrator kann die Team-Ansicht global ein- oder ausschalten
Datenschutzhinweis
Im Team-Kalender werden keine persönlichen Details angezeigt – nur der Abwesenheitstyp (Buchstabekürzel). Krankheiten erscheinen als "K", ohne medizinische Details. Notizen sind nur für Admin und Manager sichtbar. Entspricht den Anforderungen der DSGVO – mehr dazu: datenschutzfreundliche Verwaltung.
Kalender-Integration: iCal für Outlook & Google Calendar
Jeder Mitarbeiter kann seinen persönlichen Abwesenheitskalender als iCal-Feed in Google Calendar, Microsoft Outlook oder Apple Calendar einbinden. So sind die eigenen Urlaube immer auch im gewöhnlichen Kalender sichtbar – ganz ohne manuellen Export.
- Aktivierung im Profil mit einem Klick
- Einmalige URL per Copy & Paste in den Kalender-Client einfügen
- Automatische Synchronisation bei jeder Änderung
- Anleitung: iCal in Google Calendar einbinden
Welche Abwesenheitstypen zeigt der Team-Kalender?
Verschiedene Abwesenheitstypen sind im Kalender unterschiedlich sichtbar — datenschutzgerecht und dennoch informativ:
| Kürzel | Typ | Sichtbar für Kollegen | Sichtbar für Manager |
|---|---|---|---|
| U | Urlaub | Ja | Ja, mit Details |
| K | Krank | Nur Kürzel | Ja, mit Notiz |
| H | Homeoffice | Ja | Ja |
| D | Dienstreise | Ja | Ja |
| S | Sonderurlaub | Ja | Ja, mit Grund |
Tipps für Teamleiter
- Mindestbesetzung vor der Urlaubsgenehmigung prüfen — im Team-Kalender sieht man sofort, wie viele Kollegen gleichzeitig abwesend sind
- Team-Kalender wöchentlich in Team-Meetings kurz zeigen, damit alle wissen wer in der nächsten Woche fehlt
- Vertretungsregelung rechtzeitig einrichten, bevor längere Urlaube beginnen — SL-UP unterstützt digitale Vertretungsanfragen
- iCal-Feed-URL im Team teilen, damit alle Kollegen die Abwesenheiten auch in ihrem persönlichen Kalender-Client sehen können