Warum automatische Genehmigung?
In vielen Teams ist der Genehmigungsprozess für kurze Abwesenheiten reiner Formalismus: Ein einzelner Urlaubstag wird praktisch nie abgelehnt. Trotzdem warten Mitarbeiter oft Stunden oder Tage auf die manuelle Bestätigung durch den Vorgesetzten.
Die automatische Genehmigung löst dieses Problem: Anträge unterhalb einer konfigurierbaren Tagegrenze werden sofort genehmigt – ohne manuellen Eingriff, aber mit voller Transparenz und Dokumentation.
Welche Funktionen hat die automatische Genehmigung?
Konfigurierbare Tage
Legen Sie fest, bis zu wie vielen Tagen ein Antrag automatisch genehmigt wird (z. B. bis 2 Tage).
2-stufige Aktivierung
Superadmin aktiviert pro Mandant, Admin konfiguriert die Details – sichere Freigabe in zwei Schritten.
Benachrichtigungen
Vorgesetzte werden über jede Auto-Genehmigung informiert – per E-Mail und In-App.
Audit-Trail
Jede automatische Genehmigung wird im Audit-Log protokolliert mit Grund „Auto-Genehmigung“.
So funktioniert die 2-stufige Aktivierung
Superadmin: Feature freischalten
Im Tenant-Editor aktiviert der Superadmin die automatische Genehmigung pro Mandant per Checkbox. Ohne diese Freischaltung ist das Feature nicht verfügbar.
Admin: Details konfigurieren
In den Instanz-Einstellungen legt der Admin fest: Bis zu wie vielen Tagen soll automatisch genehmigt werden? Welche Abwesenheitstypen sind eingeschlossen? Sollen Wochenenden mitgezählt werden?
Mitarbeiter stellt Antrag
Der Mitarbeiter stellt wie gewohnt einen Urlaubsantrag. Liegt die Dauer unterhalb der Grenze, wird der Antrag sofort als „genehmigt“ markiert.
Automatische Verarbeitung
Das System prüft: Tagegrenze eingehalten? Abwesenheitstyp erlaubt? Wenn alle Bedingungen erfüllt sind, erfolgt die sofortige Genehmigung.
Benachrichtigungen
Der Mitarbeiter erhält sofort eine Bestätigung. Der Vorgesetzte wird informiert – kann den Antrag bei Bedarf nachträglich widerrufen.
Welche Sicherheitsmechanismen greifen?
Die automatische Genehmigung ist kein Freibrief – folgende Prüfungen finden statt:
- Tagegrenze: Nur Anträge unterhalb der konfigurierten Grenze werden auto-genehmigt
- Abwesenheitstyp: Nur konfigurierte Typen (z. B. Urlaub, Homeoffice) werden auto-genehmigt
- Widerruf: Vorgesetzte können jede Auto-Genehmigung nachträglich widerrufen
Tipp: Konservativ starten
Beginnen Sie mit einer niedrigen Tagegrenze (z. B. 1 Tag) und erhöhen Sie schrittweise, wenn das Team Vertrauen in das System aufgebaut hat. So bleiben längere Abwesenheiten weiterhin unter Kontrolle des Vorgesetzten.
Was lässt sich konfigurieren?
Admins können folgende Parameter anpassen:
- Maximale Tage: konfigurierbare Tagegrenze
- Abwesenheitstypen: Nur Urlaub, oder auch Homeoffice, Gleittag etc.
- Mindest-Vorlauf: Wie viele Tage im Voraus muss der Antrag gestellt werden (Standard: 3 Tage)
- Manager-Benachrichtigung: Sofort oder aus