Funktionen: Urlaubsplaner & Zeiterfassung

SL-UP im Arbeitsalltag – alle Funktionen im Video

Ein vollständiger Rundgang durch Urlaubsanträge, Genehmigungen, Schichtplanung, Zeiterfassung und Auswertungen – in gut 14 Minuten. Über die Kapitel springen Sie direkt zu der Funktion, die Sie interessiert.

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Der gesprochene Text des Videos in voller Länge – zum Nachlesen, Durchsuchen und für alle, die lieber lesen als schauen.

0:00 · Willkommen beim SL-Urlaubsplaner

0:03Das Dashboard bündelt Resturlaub, offene Aufgaben und wichtige Hinweise für den heutigen Arbeitstag.

0:17 · Steuern und Überblick

0:20Der Teamkalender macht Urlaub, Krankheit und weitere Abwesenheiten sofort für die Planung sichtbar.

0:30Offene Anträge werden zentral geprüft und mit wenigen Klicks genehmigt oder abgelehnt.

0:41Mitarbeiter, Rollen, Abteilungen und Urlaubskonten bleiben auch bei großen Teams übersichtlich.

0:51Schichten werden geplant, besetzt und gemeinsam mit Abwesenheiten in einer Ansicht kontrolliert.

1:02Die integrierte Stechuhr erfasst Arbeitszeiten und schafft eine verlässliche Datengrundlage.

1:15Reports verdichten Urlaub, Arbeitszeit und Teamdaten zu verständlichen, belastbaren Auswertungen.

1:25Strukturierte Exporte stellen benötigte Daten für weitere Prozesse schnell und sauber bereit.

1:36Zentrale Einstellungen passen Regeln und Funktionen exakt an das jeweilige Unternehmen an.

1:46Das Audit-Protokoll dokumentiert wichtige Änderungen nachvollziehbar und unterstützt sichere Abläufe.

1:57Das Hilfeportal ermöglicht einen einfachen Einstieg und beantwortet Fragen direkt im Self-Service.

2:07Abteilungen bilden Verantwortlichkeiten und organisatorische Strukturen des Unternehmens sauber ab.

2:16Das Organigramm zeigt Hierarchien, Zuständigkeiten und Berichtswege auf einen Blick.

2:25Der Jahresabschluss sichert Überträge und schafft einen klaren Start ins neue Urlaubsjahr.

2:34Programmierschnittstellen und Integrationen verbinden den Urlaubsplaner kontrolliert mit vorhandenen Systemen.

2:43Webhooks melden relevante Ereignisse automatisch an angebundene Anwendungen und Prozesse.

2:52Im Profil verwalten Nutzer persönliche Angaben, Passwort und sicherheitsrelevante Einstellungen.

3:02Das Mandantenprofil bündelt Firmendaten und die grundlegende Konfiguration des Unternehmens.

3:11Urlaubskonten zeigen Anspruch, Übertrag, Verbrauch und verfügbaren Resturlaub transparent.

3:20Datenschutzfunktionen und Audit-Nachweise unterstützen nachvollziehbare und kontrollierte Datenverarbeitung.

3:29 · Führen und entscheiden

3:32Führungskräfte entscheiden Anträge mit allen wichtigen Informationen direkt im jeweiligen Kontext.

3:41Die Teamübersicht zeigt Verfügbarkeit, Abwesenheiten und aktuelle Rückkehrtermine kompakt zusammen.

3:50Der Managerkalender unterstützt vorausschauende Planung über Mitarbeitende und Zeiträume hinweg.

3:59Im Schichtplan erkennen Führungskräfte Besetzung, Lücken und Konflikte frühzeitig.

4:08Managerberichte liefern belastbare Kennzahlen für Planung, Abstimmung und Entscheidungen.

4:17 · Einfach für das Team

4:19Mitarbeiter beantragen Urlaub einfach selbst und sehen die Auswirkungen sofort.

4:30Krankmeldungen lassen sich schnell erfassen, damit Team und Planung aktuell bleiben.

4:41Homeoffice wird genauso unkompliziert gemeldet und im gemeinsamen Kalender sichtbar.

4:52Unter Meine Anträge bleiben Status, Zeitraum und Entscheidung jederzeit nachvollziehbar.

5:03Vertretungen werden direkt im Antrag abgestimmt und transparent dokumentiert.

5:13Der persönliche Kalender verbindet eigene Termine mit der Verfügbarkeit des Teams.

5:24Ein- und Ausstempeln gelingt direkt über die integrierte, leicht verständliche Stechuhr.

5:35Mitarbeiter sehen ihre geplanten Schichten und können sich zuverlässig darauf einstellen.

5:45Das persönliche Urlaubskonto beantwortet sofort, wie viele freie Tage noch verfügbar sind.

5:54Im eigenen Profil bleiben Kontaktdaten, Sicherheit und Benachrichtigungen selbst verwaltbar.

6:05 · Passend zum Unternehmen

6:07Mitarbeiterdaten lassen sich strukturiert importieren und vor der Übernahme kontrollieren.

6:16Exporte stellen Abwesenheiten, Beschäftigte, Schichten und Arbeitszeiten geordnet bereit.

6:25Regionale Feiertage und Schulferien für Deutschland, Österreich und die Schweiz unterstützen die Planung.

6:34Abwesenheitsregeln steuern Berechnung, Nachweise und Verhalten der verschiedenen Antragstypen.

6:44Zeiterfassungsregeln definieren, wie Arbeitszeiten erfasst und ausgewertet werden.

6:53Schichtregeln schaffen verbindliche Grundlagen für Planung, Besetzung und wiederkehrende Abläufe.

7:02Das integrierte Hilfeportal begleitet Administratoren und Mitarbeitende Schritt für Schritt.

7:11Benachrichtigungen informieren gezielt über Anträge, Entscheidungen, Vertretungen und wichtige Änderungen.

7:22Der Jahresreport fasst Urlaubs- und Personaldaten für den gewählten Zeitraum zusammen.

7:31Monatsübersichten machen Entwicklungen und Auffälligkeiten schnell vergleichbar.

7:40Kontenpflege hält Ansprüche, Überträge und Korrekturen sauber und nachvollziehbar.

7:49Die Sicherheitsübersicht bündelt Schutzfunktionen und relevante Einstellungen an einer Stelle.

7:58Logo und Farben machen den Urlaubsplaner zum vertrauten Werkzeug des eigenen Unternehmens.

8:07Kontakt- und Stammdaten werden zentral gepflegt und konsistent verwendet.

8:16Bundesland und Region bestimmen automatisch die passenden Feiertage und schulfreien Zeiten.

8:25Zeitzone und Sprache sorgen für korrekte Zeiten und eine passende Benutzeroberfläche.

8:34Eigene Unternehmenstermine ergänzen Feiertage und Abwesenheiten im gemeinsamen Planungskalender.

8:43Individuelle Abwesenheitstypen bilden Urlaub, Krankheit, Homeoffice und weitere Fälle passend ab.

8:52Genehmigungsregeln bestimmen, welche Anträge automatisch oder durch Verantwortliche entschieden werden.

9:01Übertrag und Verfall setzen die betrieblichen Regeln für Resturlaub zuverlässig um.

9:11Teilzeitmodelle und persönliche Arbeitstage sorgen für korrekte Urlaubsberechnungen.

9:19Exporte für DATEV unterstützen die Weitergabe an LODAS sowie Lohn und Gehalt.

9:29API-Einstellungen kontrollieren den technischen Zugriff für sichere Integrationen.

9:38E-Mail- und Systembenachrichtigungen lassen sich passend zum Arbeitsablauf konfigurieren.

9:47 · Planung mit Weitblick

9:49Auch Führungskräfte beantragen Abwesenheiten mit einer klar benannten Vertretung.

9:58Genehmigte und abgelehnte Vorgänge bleiben sauber getrennt und dauerhaft nachvollziehbar.

10:08Teamfilter reduzieren große Übersichten auf die aktuell relevante Gruppe.

10:17Abwesenheitskonflikte werden sichtbar, bevor sie zu Besetzungsproblemen führen.

10:26Die Monatsplanung schafft frühzeitig Klarheit über Kapazitäten und Engpässe.

10:35Berichte lassen sich direkt drucken und für Abstimmungen bereitstellen.

10:44Strukturierte Reportexporte ermöglichen eine flexible Weiterverarbeitung außerhalb des Systems.

10:53Halbe Urlaubstage können genauso präzise beantragt und berechnet werden.

11:04Stundenweise Abwesenheiten bilden kurze private oder betriebliche Termine exakt ab.

11:15Eine ergänzende Notiz liefert Verantwortlichen den nötigen Kontext zur Entscheidung.

11:26Nicht mehr benötigte Anträge können kontrolliert storniert werden.

11:37Die Statushistorie zeigt jeden Schritt vom Antrag bis zur endgültigen Entscheidung.

11:47Angefragte Vertretungen werden aktiv bestätigt oder abgelehnt und bleiben nachvollziehbar.

11:58Kalenderfilter blenden gezielt Personen, Abteilungen und Abwesenheitsarten ein.

12:09Die Zeitübersicht zeigt erfasste Stunden und Zeiträume in verständlicher Form.

12:19Persönliche Reports können direkt ausgedruckt oder als Nachweis gespeichert werden.

12:28Schichtvorlagen beschleunigen die Planung wiederkehrender Arbeitsmodelle.

12:37Komplette Schichtserien entstehen mit wenigen Angaben statt vieler einzelner Termine.

12:47Gerade und ungerade Wochen lassen sich für wechselnde Rhythmen getrennt planen.

12:56Die Schichtbesetzung zeigt offene Plätze und zugeordnete Mitarbeitende sofort.

13:05 · Auswerten und nachweisen

13:07Der Stundenreport vergleicht erfasste Zeiten über Mitarbeitende und Zeiträume hinweg.

13:17Krankheitsstatistiken machen Entwicklungen sichtbar, ohne einzelne Vorgänge mühsam zusammenzusuchen.

13:25Abteilungsstatistiken unterstützen den Vergleich von Teams und organisatorischen Bereichen.

13:35Die Urlaubsplanung zeigt verfügbare Kapazitäten und kritische Überschneidungen frühzeitig.

13:44Das Datenarchiv bewahrt abgeschlossene Informationen geordnet und nachvollziehbar auf.

13:53Die Importprüfung erkennt fehlerhafte oder unvollständige Daten vor der Übernahme.

14:02Das Sicherheitsprotokoll dokumentiert relevante Zugriffe und Änderungen für spätere Prüfungen.

14:11Kontextbezogene Hilfeartikel erklären Funktionen genau dort, wo Fragen entstehen.

14:20 · Alles greift ineinander

14:22Vom Antrag über die Planung bis zum Report greifen alle Funktionen zuverlässig ineinander.

Urlaub & Abwesenheiten

Urlaubsanträge, Krankmeldungen und Sonderformen laufen über einen Genehmigungsprozess, den alle Beteiligten nachvollziehen können. Feiertage und Schulferien für Deutschland, Österreich und die Schweiz kommen aus amtlichen Quellen und werden automatisch berücksichtigt.

Anträge stellen

Urlaub, Krankheit, Homeoffice oder Dienstreise mit wenigen Klicks beantragen.

Halbtage & Sonderformen

Halbtage, Gleittage, Elternzeit oder unbezahlten Urlaub flexibel erfassen.

Ein-Klick-Genehmigung

Admins und Manager genehmigen oder lehnen direkt aus der Übersicht ab.

Vertretungsregelung

Vertretung festlegen, automatische E-Mail-Bestätigung.

Jahresabschluss

Resturlaub automatisch ins neue Jahr übertragen.

Meine Anträge

Überblick über alle eigenen Einreichungen und deren Status.

Zeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung ist seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts auch für kleine Unternehmen verpflichtend. SL-UP erfasst Beginn, Ende und Pausen per Klick und weist auf Konflikte mit dem Arbeitszeitgesetz hin, ohne die Buchung zu blockieren.

Stechuhr

Arbeitszeit per Klick starten und stoppen, mobil oder am Rechner.

Pausen & Korrekturen

Zeiten nachträglich anpassen, Admin-Korrekturen möglich.

Leistungszeiterfassung

Leistungszeiten nach Kunde und Tätigkeit

Neben der reinen Anwesenheitszeit lässt sich erfassen, woran gearbeitet wurde: Tätigkeitsblöcke pro Tag, jeweils einem Kunden zugeordnet, sekundengenau und vollständig protokolliert.

Gedacht für Betriebe, die Arbeitszeit einem Auftrag zuordnen müssen: Handwerk mit Regiestunden, Agenturen mit Kundenbudgets, Kanzleien mit nachweispflichtigen Tätigkeiten, Beratung mit Tagessätzen. Die Funktion ist zweistufig freizuschalten und standardmäßig aus – wer sie nicht braucht, sieht sie nicht.

Tätigkeitsblöcke pro Tag

Jeder Block trägt Kunde, Tätigkeit und Zeitraum – mehrere Blöcke je Tag möglich.

Kundenstamm

Kunden einmal anlegen, danach in jedem Tätigkeitsblock direkt auswählbar.

Persönliche Vorlagen

Wiederkehrende Tätigkeiten als eigene Vorlage sichern und per Klick einsetzen.

Tagesplaner

Blöcke per Drag-and-drop im Tagesraster anlegen, verschieben und korrigieren.

Admin-Report mit CSV

Auswertung über Kunden, Personen und Zeiträume, als CSV weiterverarbeitbar.

Zweistufig freischalten

Standardmäßig aus, jede Änderung landet im Audit-Log.

Der Aktivitätstimer auf der Apple Watch hält mehrere Themen parallel offen, läuft ohne iPhone weiter und legt beim Beenden einen Tätigkeitsblock zur Nacherfassung an.

Schichtplanung

Schichtpläne entstehen aus wiederverwendbaren Vorlagen statt aus einer leeren Tabelle. Unterbesetzung und Überschneidungen mit genehmigten Abwesenheiten fallen beim Erstellen auf, nicht erst im laufenden Betrieb.

Schichtvorlagen

Wiederkehrende Schichtpläne mit wenigen Klicks erstellen.

Konflikterkennung

Überschneidungen und Unterbesetzung fallen sofort auf.

CSV-Export

Schichtpläne für externe Systeme exportieren.

Team & Organisation

Abteilungen, Rollen und Vertretungsregeln bilden ab, wie das Unternehmen tatsächlich arbeitet. Wer was sehen und genehmigen darf, ergibt sich aus der Rolle – nicht aus Absprachen.

Team-Übersicht

Auf einen Blick sehen, wer da ist, wer fehlt, wer vertritt.

Mitarbeiterverwaltung

Alle Mitarbeiterdaten zentral pflegen.

Abteilungen & Organigramm

Unternehmensstruktur visuell abbilden.

Rollen

Admin, Manager und Mitarbeiter mit passenden Rechten.

Auswertungen & Export

Alle erfassten Daten lassen sich als CSV oder Excel herausziehen, für die Lohnbuchhaltung mit DATEV-Schlüsseln. Wer die Zahlen automatisiert weiterverarbeiten will, nutzt die REST-API mit OpenAPI-Dokumentation.

Reports

7 Auswertungen auf Knopfdruck: Urlaubsübersicht, Team-Urlaub, Abwesenheiten, Krankenstand, Monatsbericht, kommende Abwesenheiten, Abteilungsstatistik.

CSV/DATEV-Export

Daten für Lohnbüro oder externe Systeme exportieren.

Mobil & Zugriff

Mobil & Zugriff auf jedem Gerät

Ein Konto, beliebig viele Geräte: dieselbe Anwendung im Browser, auf dem Handy, auf dem Tablet und auf der Uhr – ohne dass ein Betriebssystem vorgeschrieben wird.

Der Browser ist dabei der offene Weg und braucht keine Installation. Die Apps sind Zusatzkomfort: Die iOS-App steht im App Store, die Android-App und die Apple-Watch-App laufen in einer geschlossenen Testphase – wer am Beta-Programm teilnimmt, wird auf Anfrage als Tester freigeschaltet.

Ohne Installation

Läuft in jedem aktuellen Browser – kein Download, kein App-Store-Konto nötig.

Android im Browser

Auf Android-Geräten läuft die vollständige Anwendung direkt im Browser.

Kostenlose iOS-App

Im App Store verfügbar, inklusive Push-Benachrichtigungen.

Android-App in geschlossener Testphase

Noch nicht im Play Store: Beta-Teilnehmende werden auf Anfrage als Tester eingeladen.

Apple Watch über TestFlight

Aktivitätstimer am Handgelenk, läuft ohne iPhone weiter und trägt nach.

iCal-Kalenderabo

Abwesenheiten in Outlook, Google oder Apple Kalender einbinden.

8 Sprachen

DE, EN, ES, FR, NO, RU, SV, HR – pro Person umschaltbar.

Unabhängigkeit

Unabhängig von Gerät, Installation und Anbieter

Kein Gerätezwang

Dieselbe Anwendung läuft im Browser am Arbeitsplatz, auf dem Tablet in der Werkstatt und auf dem Handy unterwegs. Ob dabei Windows, macOS, Android oder iOS im Einsatz ist, spielt keine Rolle – gemischte Geräteparks brauchen keine Sonderlösung.

Kein Installationszwang

Es gibt nichts auszurollen, freizugeben oder aktuell zu halten: Der Zugang ist eine Adresse im Browser. Wer die iOS-App oder den Timer auf der Apple Watch nutzen möchte, bekommt zusätzlichen Komfort, verliert ohne sie aber keine Funktion.

Daten exportierbar

Auswertungen, Schichtpläne und Leistungszeiten lassen sich als CSV oder Excel herausziehen, für die Lohnbuchhaltung mit DATEV-Schlüsseln. Über die REST-API mit OpenAPI-Dokumentation und einem eigenen API-Schlüssel je Mandant bleiben die Daten auch maschinell erreichbar.

Sicherheit & Datenschutz

Mandantentrennung, Audit-Log und Zwei-Faktor-Anmeldung sind Bestandteil des Produkts, nicht Aufpreisoptionen. Auftragsverarbeitungsvertrag, technische und organisatorische Maßnahmen sowie das Verarbeitungsverzeichnis liegen als Dokumente bereit.

Mandantentrennung

Daten verschiedener Kunden strikt getrennt.

2FA (TOTP)

Zwei-Faktor-Authentifizierung für Konten.

Magic-Link-Login

Passwortloser Login per E-Mail-Link.

Audit-Log

Sicherheitsrelevante Aktionen nachvollziehbar protokolliert.

AVV nach Art. 28 DSGVO

Auftragsverarbeitungsvertrag verfügbar.

Häufige Fragen

Häufige Fragen zu Funktionsumfang und Geräten

Welche Funktionen hat eine Urlaubsplaner-Software?

Eine Urlaubsplaner-Software verwaltet Anträge, Genehmigungen, Resturlaub und Vertretungen an einer Stelle. In SL-UP kommen Halbtage, Sonderformen wie Elternzeit, ein Team-Kalender sowie Feiertage und Schulferien für Deutschland, Österreich und die Schweiz aus amtlichen Quellen dazu.

Kann ich Arbeitszeit auf Kunden oder Projekte buchen?

Ja, über die Leistungszeiterfassung. Sie legt pro Tag Tätigkeitsblöcke an, die jeweils einem Kunden aus dem Kundenstamm zugeordnet sind, sekundengenau und mit Audit-Log. Ein Admin-Report fasst die Blöcke zusammen und lässt sich als CSV exportieren.

Gibt es SL-UP als App für Android?

Eine Android-App gibt es, sie befindet sich aber in einer geschlossenen Testphase und ist noch nicht öffentlich im Play Store. Wer am Beta-Programm teilnimmt, wird auf Anfrage als Tester freigeschaltet. Unabhängig davon läuft die vollständige Anwendung auf jedem Android-Gerät im Browser, ohne Installation und ohne Store-Konto.

Wie funktioniert die Zeiterfassung mit Stechuhr?

Die Arbeitszeit wird per Klick gestartet und gestoppt, am Rechner oder mobil, inklusive Pausen und Hinweisen zum Arbeitszeitgesetz. Zeiten lassen sich nachträglich korrigieren, Admins können Korrekturen vornehmen.

Kann ich meine Daten aus SL-UP wieder exportieren?

Ja. Auswertungen, Schichtpläne und Leistungszeiten lassen sich als CSV oder Excel herunterladen, für die Lohnbuchhaltung stehen DATEV-Schlüssel bereit. Zusätzlich gibt es eine REST-API mit OpenAPI-Dokumentation und einem API-Schlüssel je Mandant.

Eignet sich SL-UP auch für sehr kleine Teams?

Ja, die Bandbreite reicht von einer einzelnen Person bis zum Team. Die offene Beta ist ohne Kontenobergrenze und ohne Zahlungsdaten nutzbar, und der Bestand bleibt nach dem Launch mindestens zwölf Monate kostenlos.